Ein deutsches Logistik- und Verkehrsunternehmen, das weltweit zu den größten der Branche gehört. Dem Verkehrs- und Infrastrukturkonzern gehören, mit einem Grundkapital von 2,15 Mill. €, über 500 Tochterunternehmen an.

Status Quo

In den zentralen und dezentralen Marketingbereichen des Logistikunternehmens wurde noch arbeitsteilig operiert, wodurch Überblickwissen schwierig zu erreichen war und somit ggf. Entscheidungsfähigkeit und Planungssicherheit verloren ging. Insbesondere im Bereich Konzernmarketing, mit seinen breit gefächerten und komplexen Aufgaben, die sich in den Subbreichen wiederum sehr spezifisch abbilden, ist eine zentrale Verwaltung, Planung und Steuerung aller Aufgaben unter Gesichtspunkten der optimalen Budgetanwendung wichtige Basis für die tägliche Arbeit.

Die, vor der Beratungsleitung durch Business Impuls, genutzte Systemlandschaft war eine Sammlung von solitären, teilweise nur rudimentär verknüpften Anwendungen. Eine übergreifende zentrale Datenhaltung lag nicht vor. Diese Arbeitsgrundlage wirkte sich stark ressourcenbelastend aus und hielt die Mitarbeiter von wertschaffendem Operieren ab.

Projektziele

Aufgrund des Wunsches der Führungskräfte nach einer „Stärkung der dezentralen Entscheidungsfähigkeit" und „einfacheren und schnelleren Entscheidungsprozessen" ist der Aufbau eines Brand Marketing Management Systems (BMMS) für das Konzernmarketing die optimale Lösung. Dieses BMMS ist eine ganzheitliche Systemlandschaft zur Optimierung der Marketingprozesse im Sinne der Wertschöpfungskette und des Closed Loop-Ansatzes, d.h. von der Planung über die Umsetzung und das Controlling wieder zurück zur Planung. Kern der Anwendung ist die Abbildung aller strategischen, budgetären und operativen Prozessen in einem System, startend im Konzernmarketing, vertiefend und inkludierend über alle Subbereiche und die Marketingbereiche der Geschäftsfelder. So sollen die über die Planung angestoßenen Prozesse über alle operativ beteiligten Ebenen bis zur Abrechnung und Auswertung in übergreifende Workflows zusammengefasst, zentral verwaltet und im Sinne eines Wissensmanagements zur (Wieder-)Verwendung zu Verfügung gestellt werden.

Die Ziele der Marketing-Prozess-Optimierung durch die Business Impuls GmbH sind Folgende:

• Medienbruchfreie Integration, Umsetzung und Transformation aller bisherigen und zukünftigen Softwaretools sowie deren Überführung in ein BMMS
• Effizienz- und Effektivitätssteigerung der strategischen und operativen Tätigkeiten im Konzernmarketing und anhängender Geschäftsfelder
• Stärkung der dezentralen Entscheidungsfähigkeit und Etablierung einfacherer und schnellerer Entscheidungsprozesse
• Beschleunigung, Verbesserung, Automatisierung, Standardisierung, Präzisierung und Qualitätssteigerung der internen und externen marketingkommunikationsspezifischen Prozesse
• Webbasierte Anwendung der Gesamtapplikationslandschaft, um internen wie auch extern Nutzern (z.B. Dienstleister wie Agenturen und Druckereien) den Zugriff zu gewährleisten
• Controllingmechanismen mit großer Planungssicherheit und Transparenz
• Aufwandsverminderung für alle Marketingbeteiligte
• Verfolgung einzelner Jobs auf operativer Ebene (Jobtasche)
• Hoher Überblickstatus, erreicht durch ein zentrales und abteilungsübergreifendes Berichtswesen, d.h. Haltung von Informationen, Dokumenten, Assets und Objekten sowie deren Bereitstellung; Aufbau eines Informations- und Wissensmanagement Systems
• Reduzierung zeitraubender Informationsbeschaffungsprozesse durch Integration von
• Abstimmungs- und Freigabeprozesse durch ein fein definiertes Rollen- und
• Rechtemanagement in die digitalen Workflows
• Schaffung konsequenter Fortschreibungen der definierten strategischen Maßnahmen in Kampagnen und Kommunikationsprojekten
• Schaffung hoher Konsistenz und somit Qualitätssteigerung

    > Resultierend aus den Zielen: Hohe jährliche Kosteneinsparung im zweistelligen Prozentbereich

Herangehensweise & Umsetzung

Im Rahmen der GAP-Analyse der Marketing-Prozess-Optimierung wurden die Grundlagen zur Einführung eines Brand Marketing Management Systems gelegt. Über einen Start-up Workshop, dem sogenannten MPO 360 Grad Workshop und nachfolgenden Einzelinterviews mit mehr als 50 Beteiligten wurden die vorhandenen Prozesse aufgenommen, analysiert und bewertet. Mit dem Ergebnis der GAP-Analyse, d.h. dem Bebauungsplan und der Themenpriorisierung wurde die gutachterliche Handlungsempfehlung, eine umfangreichen Vorstudie, erstellt und die Basis zur Ergänzung und Einführung eines systemgestützten BMMS gelegt.

Das BMMS wird in mehreren Stufen eingeführt. Startend mit dem Aufbau des „Dynamischen Marketingportals", werden zeitgleich ausgewählte, aktuell genutzte Gruppenlaufwerke in ein Data Management überführt. Dieses etablierte BMMS wird in Zukunft vorhandene Insellösungen ablösen bzw. diese integrieren und um wesentliche Funktionalitäten erweitern. Das System wird damit künftig die führende Anwendung im Marketing sein.

Ergebnis

Mit dem Bebauungsplan (Ist-Prozesse) wurde die derzeitige IT-Lösung, d.h. die Systeme, die bei den Anwendungsfällen des Marketings zum Einsatz kommen dargestellt und kritisch hinterleuchtet. Daraus wurde der zukünftige Bebauungsplan (Soll-Prozesse) entwickelt, der die Basis aller weiteren Aktivitäten bildet. Auf Basis dieser ersten Ergebnisse begleitet die Business Impuls GmbH die dynamische Fortschreibung der Prozessverbesserung. Die Ergebnisse des Business Design fließen in ein Anforderungsdokument, als Basis der ersten Evaluierungsphase von möglichen Softwareanbietern, ein. Im fortlaufenden Prozess wird auf Basis der Prozessoptimierung und des Business Design sowie der Anforderungsergebnisse, das Lastenheft erstellt. Anschließend steuert und bewertet Business Impuls den gesamten Ausschreibungsprozess und begleitet das Unternehmen bei der Softwareeinführung. So werden am Ende der MPO-Beratungsleistung die im Marketing des Konzerns vorhandenen Insellösungen abgelöst und in eine integrierte Gesamtapplikationslandschaft, ein Brand und Marketing Management System überführt, die allen oben genannten Anforderungen gerecht wird.