Die Kommunikations- und Mediaagentur einer der größten Elektronik-Fachmarktketten Europas mit über 400 Mitarbeitern und somit eine der führenden Adressen für Handelsmarketing in ganz Europa. Die Gesellschaft ist eine der buchungsstärksten Agenturen Deutschlands und agiert als internationale Kommunikations- und Informationsdrehschreibe für Markenführung.

Status Quo

Vorgefunden hat das Business Impuls Team ein Media Tool, das seit über zehn Jahren im Einsatz war und an seiner technischen Kapazitätsgrenze (bzgl. Userzahlen und Lizenzen) lief. Es war ein fast reines Printtool, wobei auch Funk- und TV-Werbung sowie Web-Banner für den idealen Marktauftritt des Kunden eine große Rolle spielen. Der Großkonzern, der sozusagen Kunde der Kommunikations- und Mediaagentur ist, untergliedert sich in autark arbeitende Untereinheiten: die Fachmärkte. Diese Fachmärkte entscheiden autonom über Kampagnenumsetzung und eingesetzte Werbeformen. Die Übermittlung von Mediadaten und Informationen an die Agentur verlief wenig standardisiert, wodurch ein hoher Arbeitsaufwand erzeugt wurde und eine individuelle Behandlung jedes einzelnen Fachmarktes seitens der Agentur erforderlich war.

Projektziele

Vor dem Hintergrund, dass die seit 2001 im Einsatz befindliche Software des Kunden vorwiegend als reines Printtool eingesetzt wurde und an seine Kapazitätsgrenze gelangt war, sollte sie durch ein neues, hoch effektives und effizientes, mit dem vorhandenen PIM verknüpftes, Marketing Management System (MMS) abgelöst werden.

Dieses MMS soll folgende Anforderungen erfüllen:

• Zukunfts- und hochleistungsfähiges MMS, das neben der Steuerung der Produktionsprozesse eine Steuerung der Forecast-Bildung und Planung, ein vollwertiges Controlling sowie eine Steigerung des Monitorings realisiert
• Aufgrund der Verstärkung der Multi-Channel-Strategie in den Elektronik-Fachmärkten:
• Neudefinition des Media-Asset-Workflows und Steuerung aller Channel (Print, OOH, POS, Funk, Online, Mobile, etc.) für alle Produkte
• Das MMS soll als zentrale Steuerungseinheit fungieren und als Bindeglied bereits vorhandener Softwarelösungen, im Sinne eines Workflowtools, eine medienbruchfreie Produktion im Marketing gewährleisten
• Integrationen von einfach wieder verwendbaren Vorlagen, Jobs oder Jobbestandteilen, um für den komplexen Produktionsprozess eine übersichtliche, flexible und benutzerfreundliche Jobbearbeitung sicherzustellen
• Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche und CI-Konformität
• Webbasierte Anwendung der Gesamtapplikationslandschaft, um internen wie auch externen Nutzern den Zugriff zu gewährleisten

Herangehensweise & Umsetzung

Als Erstes wurden alle Prozesse im Marketing des Kunden, die relevanten vor- und nach gelagerten Abteilungen sowie die externen Prozesse betrachtet, bewertet und in ihrer Granularität und Dimensionen analysiert und dokumentiert. Auf Basis der analysierten Ist-Prozesse, einem Workshop und mehreren Interviews wurde der Bebauungsplan entwickelt, der in einem umfangreichen Business-Design-Handbuch klar und konkret dargestellt wurde. Im Business-Design-Handbuch findet der Kunde detailgetreu alle Requirements für die Einführung eines systemgestützten Marketing Management Systems.

Aus diesen Arbeits- und Beratungsergebnissen wurden Szenarien für die Anbieterausschreibung entwickelt, anhand dessen die Leistungsfähigkeit des Anbietersystems gemessen werden konnte. Im Rahmen der Evaluierung beurteilten so unsere IT-Berater der Business Impuls GmbH, welche Funktionen die konkurrierenden Anbietersysteme bereits enthielten, welche durch Anpassungen auf Administrationsebene konfigurierbar waren und welche durch notwendige Entwicklungen oder Drittherstellermodule ergänzt werden mussten.

Als Resultat unserer Beratungsleistung stand eine Handlungsempfehlung sowie eine, am Ende des Evaluierungsprozess stehende, Dienstleiter-Empfehlung.

Ergebnis

Das Ergebnis unserer Beratungstätigkeit ist ein fertig abgestimmtes Business Design, das die Anforderungen an das künftige Produktionstool vertiefend aufzeigt und eine Handlungsempfehlung sowie eine Dienstleister- Empfehlung beinhaltet. Das Business Design dient als fortführendes Dokument hinsichtlich Lastenheft sowie dem Functional- und Technical-Design und ist in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entstanden.

Nach 9 Monaten, gefüllt mit zahlreichen Interviews, Workshops und viel Arbeit seitens unserer Spezialisten, hat der Kunde einen geeigneten Dienstleiter ausgewählt. Durch die Aufdeckung der Schwachstellen und die Benennung der Anforderungen an das zukünftige System war es uns mit dem Dienstleister möglich, die Prozesse wie gewünscht zu optimieren, ein effektiveres wie auch effizienteres Arbeit zu gewährleisten und nach der Evaluierung hohe Einsparung im Marketing zu realisieren.